AIIT(産業技術大学院大学)PBL活動で提出する報告書の効率的な作り方について、概要をまとめました。
PBL活動では、週報、SA(セルフアセスメント)、活動報告書の提出が義務付けられています。 これら報告書はWebフォームから提出する必要があり、提出が遅れた場合や提出しなかった場合は自動的に成績が1段階下がります。 提出期日は秒単位で定められており、遅れると言い訳ができません。 この記事では、提出する報告書の種類と効率的な作り方の概要について説明します。
所属PBL
私が参加したPBL(研究室)は以下です。 まとめた内容は私が参加した範囲で見聞きしたものです。報告書の種類やルール、状況は年度や専攻により異なる可能性があります。
- 年度：2019年度
- 専攻：情報アーキテクチャ
- 科目：情報セキュリティ
- 人数：6名
報告書作成の概要
報告書の種類
PBL活動で作成する報告書の種類と提出する頻度は以下の通りです(各報告書の詳細については別の記事を作成予定です)。
報告書作成の手順
提出を義務付けられてる報告書は、数が多いものの内容が重複しています。
そのため、日々作成するものを集め、徐々に分量の大きいものを作成していくことで負荷を低減することができます。
報告書の量産
日報の作成
まず日報を作成します。
日報の作成は任意ですが、毎日の活動時間、活動内容と成果物を記録しておくことで、週報を流れ作業にすることができます。
「作業時間」「成果物」の記録は、週報その他報告書で合算するための基礎データになります。
- 作成の頻度：毎日
- 提出先：PBLメンバー (チーム内Slackなどに投稿)
- 分量：10行～20行程度 (メモ程度)
- 内容
- 作業時間
- 作業内容
- 成果物
- 所感(連絡事項や感想など)
週報
日報をもとに週報を作成します。
「活動内容」「活動時間」「成果物」を合算して入力します。それ以外は若干のコメントを追加するのみで作業を完了します。
週報は、副担任がプロジェクトの進捗を知るために使用します。実は、手を抜いて毎回ほぼ同じテキストを張り付けてもペナルティはありません。
その他の作業時間を確保するためにも、手早く終わらせたいところです。
- 作成の頻度：週1回 (翌月曜日が締め切り)
- 提出先：学習支援システムWebフォーム
- 分量：70行/1,500文字程度 (メンバーにより異なる)
- 内容
- 作業内容
- 作業時間
- 成果物
- 連絡事項
- 次週の予定
- 課題と解決方法
SA(セルフアセスメント)
週報、プロジェクト計画書、PBL説明会資料、KPT履歴(あれば)、マンスリーレビュー資料など既存の資料を駆使してSAを作成します。
日報/週報以外の資料も総動員します。これら資料はあらかじめGoogle Drieveのチームフォルダに整理しておく必要があります。
SAは、担任/副担任が成績を評価するために使用する(と思われます)。
提出はQ(クオーター)終了後ですが、書き込む量が多く内容も厳密である必要があるため、時間を確保し少しずつ進めないとピンチになります。
- 提出の頻度：Q(クオーター)に1回 (Q終了後に提出)
- 提出先：学習支援システムWebフォーム
- 分量：120行/1,500文字程度 (結構多い)
- 内容
- プロジェクトの目標
- 活動内容
- 成果物
- 果たした役割
- 活動ハイライト
- 得られたコンピテンシー
- 自分を含めたメンバーの評価
活動報告書
SAをもとに活動報告書を作成します。
プロジェクトの目標やコンピテンシーなどについては、SAの内容をほぼコピーするのみで終わらせることができます。
活動報告書では、これに加えてプロジェクトの内容について説明する必要があります。
これは自力で書き出す必要があるため、マンスリーレビュー資料のスライドから図や説明文を拝借し報告としてまとめます。
提出は、前期(1Q/2Q)と後期(3Q/4Q)の終了後である程度余裕がありますが、A4用紙に書式自由で書くよう指示されるため、かなり戸惑います。
地味に量が多いです。
- 活動報告書
- 提出の頻度：半期(2Q)に1回 (2Q/4Q終了後に提出)
- 提出先：学習支援システムにアップロード
- 分量：5,000文字程度 (A4用紙で作成)
- 内容
- プロジェクトの目標
- 活動内容
- 成果物
- 果たした役割
- 得られたコンピテンシー
その他の工夫
資料の作成
私がPBL活動をしていた時は、日報、週報、SA、活動報告書をマークダウン記法で作成していました。
一度書き上げた後、WebフォームやWordファイルに張り付けます。マークダウン本当に便利です。
マークダウン記法について詳しくは以下を参照してください。
共有と保存
報告書の提出後、テキストのバックアップをGoogle Drive上のチームフォルダに保存します。
作成したテキストは、何度もコピー&ペーストして再利用します。
そのため、ファイルの内容がわかるように、ファイル名には日付と作成者を明記する必要があります。
チームフォルダに保存したファイルは、メンバーが互に参照・検索できます。 後から報告書を作成するメンバーは作業を大幅に省略可能です。(そういう予定でしたが保存したのは私一人のため実質的にただのバックアップになりました)
感想
プロジェクト計画書その他資料のバージョンをしっかりと管理し、活動内容を記録できていればそこまで難しくありません。
PBLでは、作業量が多く急ぎでないものは後にまわしがちです。
報告書類は後にまわす作業の筆頭で、締め切り直前に作業したり、若干遅れて提出するといったことがありました。
そこだけ気を付ければ大丈夫です。
